1. 발주서의 의미
발주서는 기업 및 거래처에 관한 거래사항을 작성하는 문서로 공급을 요청하면서 작성하는 문서입니다. 일명 주문서, 견적의뢰서등등 다양한 이름으로 불리기도 합니다. 물품에 대한 거래 시 필수적인 계약사항, 품명, 규격, 수량등을 작성합니다.
다양한 거래를 주고받는 상대방의 경우에는 공급사는 견적서를 통해서 공급받는자에게 제공하는데요. 반대로 공급받는자는 공급자에게 발주서를 통해서 제품 및 용역에 대한 발주를 요청할 수 있습니다. 이때 사용하는 것이 발주서인데요. 주로 꾸준히 거래를 해왔던 거래처 또는 발주서를 꼭 필요로하는 공급자에게는 다음과 같은 다양한 양식의 발주서와 견적의뢰서, 견적요청서등을 작성하여 거래를 요청하여야 합니다.
발주서는 거래문서로 거래처와 상호간에 거래 내역등에 관한 사항을 문서로 작성하는 것으로, 주로 자주 거래하는 거래처(공급자)와 구매처 사이에서 최초의 계약 체결시에만 계약서를 첨부하고, 후일의 지속적인 거래에 대해서는 발주서만으로 계약거래가 이루어지도록 하고 있습니다. 이외에도 규모가 작은 경우에는 발주서와 견적서만으로 거래를 지속하고 별도의 계약을 체결하지 않는 경우도 있습니다.
2. 발주서 작성하기
발주서의 양식은 회사, 거래처마다 각각 다르게 사용됩니다. 또한 최근에는 엑셀로 발주서를 요청하는 것이 아니라 ERP 시스템과 자동으로 연결된 프로그램들도 사용되고 있으며, 각 회사별로 자동화 프로그램에 따라서 발주를 요청하는 경우도 있습니다. 다만 여전히 어떤 견적을 의뢰하는 용도로 발주서는 견적의뢰서, 견적요청서로 활용될 수 있습니다.
구매처에서는 공급사에게 필요한 자재의 품명, 규격, 수량, 단가, 금액등의 내용을 기재하고, 납품 현장, 납기일, 인도조건, 결제조건, 검수방법등을 기재하여 공급업체에게 발송하여야 합니다.
발주서는 계약서를 대체할수도 있으며, 거래관계에 있어서 분쟁을 방지하기 위해서는 정확하고 간결하게 작성할 필요가 있습니다. 또한 발주서의 경우에는 수량을 잘 못 기재한다거나 하는 실수가 발생하는 경우에는 많은 문제들이 발생할 수 있으며, 공급사와 구매처의 신뢰관계를 크게 해칠 수 있으므로 정확한 기재와 확인이 필요로 합니다. 특히 거래관계 문서로 어떠한 행위사실을 입증하는 자료로 발주서가 증빙자료가 될 수 있으므로 사실에 근거하여 명확하게 작성하고 금전관계에 관련된 문서인 만큼 꼭 확인 점검이 이루어져야 합니다.
3. 발주서 무료 엑셀 양식 10가지
흔하게 사용할 수 있는 발주서들의 엑셀 양식 10가지를 모아봤습니다. 각각 회사의 사정 및 거래처의 사정에 맞게 수정하여 사용할 수 있습니다. 총 3가지 파일이며, 3가지 엑셀 파일 중의 하나에는 7개의 발주서가 있습니다. 각각 사정에 맞게 수정하여 사용할 수 있습니다.
깔끔한 회사 견적서 3가지 무료 양식 엑셀
거래처등과 거래를 하기 위해서 미리 거래에 대한 각종 경비 및 필요한 가격을 미리 산출하여 구체적인 내용을 기재하여 보내는 견적서. 이러한 견적서는 각 회사별로 그리고 상황에 따라 여러
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